Eine KI-Lizenz braucht einen passenden betrieblichen Rahmen: Zuständigkeiten, Datenregeln, Schulung und laufende Kontrolle.
Zuerst sichtbar machen, was bereits genutzt wird
Erheben Sie gemeinsam mit dem Team, welche KI-Werkzeuge bereits zum Einsatz kommen und wofür. Dazu gehören auch Funktionen in vorhandener Bausoftware und privat eingerichtete Anwendungen. Eine sachliche Bestandsaufnahme schafft die Grundlage für einheitliche Entscheidungen und zeigt, wo Mitarbeitende Unterstützung benötigen.
Werkzeuge und Verantwortliche festlegen
Für jeden Einsatz werden Zweck, Datenarten, Produktversion und verantwortliche Person dokumentiert. IT und Datenschutzverantwortliche prüfen die technische und vertragliche Ausgestaltung. Ein Firmenkonto oder ein bestimmter Tarif allein ersetzt diese Prüfung nicht. Der Betrieb legt fest, welche Anwendungen für welche Aufgaben freigegeben sind.
Berechtigungen vor der Vernetzung prüfen
Wenn ein Assistent auf betriebliche Informationen zugreift, müssen deren Berechtigungen stimmen. Personalunterlagen, Kalkulationen und Vertragsdokumente brauchen passende Zugriffsbeschränkungen. Prüfen Sie insbesondere zu weit gefasste Freigaben, externe Zugriffe und mobile Geräte. Mehrfaktor-Anmeldung und geeignete Schutzmaßnahmen gehören in das Sicherheitskonzept.
Bauspezifische Daten bewusst behandeln
Baustellenfotos können Personen zeigen, Protokolle Kontaktdaten enthalten und Vertragsunterlagen vertrauliche Angaben umfassen. Auch ein Scan kann bereits personenbezogene Daten enthalten; OCR macht diese zusätzlich maschinenlesbar. Vor einer Verarbeitung muss klar sein, welche Daten wohin gelangen und wer die Ergebnisse verwenden darf.
Eine verständliche Nutzungsrichtlinie schaffen
Unterscheiden Sie im betrieblichen Regelwerk zwischen freigegebenen Anwendungen, Fällen mit zusätzlicher Prüfung und nicht zugelassenen Nutzungen. Beschreiben Sie konkrete Beispiele für Büro, Bauleitung und Personalbereich. Die Kategorien sind interne Arbeitsregeln und keine pauschale rechtliche Bewertung eines Produkts.
Im Betrieb nachhalten
Schulen Sie die betroffenen Rollen anhand ihrer Aufgaben und halten Sie Freigaben nachvollziehbar fest. Benennen Sie einen Meldeweg für Fehlverwendung oder unerwartete Ergebnisse. Neue Funktionen, zusätzliche Datenquellen und geänderte Anbieterbedingungen sind Anlass für eine erneute Prüfung. Die Kontrollintervalle werden passend zu Risiko und Nutzung festgelegt.
Drei Fragen für Ihren Betrieb
- Sind die tatsächlich genutzten KI-Anwendungen bekannt?
- Gibt es klare Freigaben und eine verständliche Nutzungsrichtlinie?
- Wer prüft Änderungen und bearbeitet gemeldete Probleme?